Presso BACKSTAGE Event, gestiamo i vostri congressi nazionali e internazionali con una visione strategica. Dalla gestione del desk di registrazione all'accoglienza dei relatori, curiamo ogni dettaglio con disciplina professionale.
Portate i vostri vertici al livello successivo con l'esperienza di BACKSTAGE Event.
Gestiamo i partecipanti, l'accoglienza e i processi di trasporto con un approccio guidato dalla tecnologia.
Utilizziamo l'ultima tecnologia in sistemi audio, luci, video e soluzioni di traduzione simultanea.
Coordiniamo i processi di viaggio, alloggio e preparazione del palco per i relatori internazionali dalla A alla Z.
Pianifichiamo e gestiamo flussi di eventi complessi con calcoli precisi.
BACKSTAGE Event produce congressi, summit e conferenze nazionali e internazionali a Istanbul — come unico partner di produzione, non come intermediario. Accredito, palco, audio e luci, interpretazione simultanea, ospitalità dei relatori e logistica dei delegati fanno capo a un solo team e a un solo budget. Tra le referenze di produzione: l'Eurasia Blockchain Summit, l'SDN Summit e l'Ayvalık Business Forum, accanto a lavori corporate per Ford, Toyota e İş Bankası.
La prima impressione nasce all'ingresso: banchi di registrazione brandizzati, accessi con tornelli, stampa badge e linee di accoglienza presidiate — costruiti e gestiti da noi, come all'Eurasia Blockchain Summit, dove il varco di accredito era parte della produzione stessa.
Ledwall del palco principale, audio line-array, luci da show, cabine di interpretazione simultanea e AV delle sale sessione escono dal nostro parco tecnico, con ridondanza per tutto ciò che non può fermarsi a metà keynote. Sessioni ibride e streaming passano dalle nostre soluzioni per eventi digitali e ibridi.
Il percorso del relatore è gestito porta a porta: invito e briefing, coordinamento voli e hotel, green room, prove di palco e conduzione in scena, con protocollo per ministri, vertici aziendali e delegazioni.
Sessioni parallele, finestre di catering, aree sponsor e pause networking stanno su un'unica timeline madre — un congresso di due giorni su più sale scorre senza code e senza tempi morti.
L'Eurasia Blockchain Summit ha portato un pubblico internazionale in un complesso industriale storico: accredito con tornelli, asse d'arrivo su tappeto rosso e palco principale costruito da zero in uno spazio grezzo. L'SDN Summit è stato l'esercizio opposto — un congresso tecnologico dentro un centro congressi, dove il lavoro era il branding fitto degli sponsor, l'architettura d'ingresso e la segnaletica tra i piani. L'Ayvalık Business Forum ha spostato il formato interamente all'aperto: un villaggio-forum di strutture tendate, un palco open-air e padiglioni sponsor sui prati. Tre sedi, tre problemi logistici, un solo metodo di produzione.
Produciamo in centri congressi, piani conferenze degli hotel e spazi storici riconvertiti — l'Eurasia Blockchain Summit si è tenuto in un complesso industriale restaurato sul Corno d'Oro. I blocchi camere passano dal nostro servizio di alloggio alberghiero di gruppo, i transfer aeroportuali e le navette da transfer VIP e logistica — il congresso funziona anche per chi è atterrato quella mattina.
Un congresso internazionale premia chi parte presto: sede e date bloccate 12–18 mesi prima, poi pacchetti di sponsorizzazione e inviti ai relatori, con gli ultimi sei mesi per il design di produzione. La nostra guida all'organizzazione di congressi a Istanbul pubblica il countdown completo di 18 mesi, la procedura delle lettere d'invito per il visto e il calendario stagionale. Per testare date e budget, inviateci il vostro brief di congresso — rispondiamo con una shortlist di sedi e una prima cornice di budget.
Dodici–diciotto mesi sono la finestra comoda: prima sede e date, poi sponsorizzazioni e inviti ai relatori, con gli ultimi sei mesi per il design di produzione. Una conferenza più piccola a sala unica si consegna in tre-quattro mesi.
Sì. Cabine, ricevitori e routing audio fanno parte del nostro parco tecnico, e contrattiamo interpreti di conferenza per coppia di lingue. I congressi multilingue tengono in sala principale da due a quattro cabine.
Sì. Produciamo congressi ibridi con regia multicamera, streaming live, relatori da remoto sullo schermo principale e registrazioni consegnate dopo l'evento, con il nostro team digitale.
Sì. Negoziamo blocchi camere in più hotel vicini alla sede, teniamo le rooming list e coordiniamo il check-in con le strutture — i delegati prenotano a tariffe concordate, senza fogli di calcolo che girano.
Sì. Per i delegati internazionali impostiamo il flusso delle lettere d'invito con l'organizzazione ospitante e condividiamo la procedura passo per passo — descritta anche nella nostra guida ai congressi.
Dal concept alla realizzazione, ci occupiamo di ogni dettaglio del vostro evento.
