イスタンブールの国際会議・サミット運営（MICE）

BACKSTAGE Eventは、イスタンブールで国内・国際会議、サミット、カンファレンスを制作するプロダクションです。仲介ではなく、単一の制作パートナーとして、受付・アクレディテーション、ステージ、音響・照明、同時通訳、スピーカーの送迎接遇、参加者ロジスティクスまでを一つのチーム・一つの予算で運営します。制作実績にはEurasia Blockchain Summit、SDN Summit、Ayvalık Business Forumがあり、企業側ではFord、Toyota、İş Bankasıの案件を手掛けています。

会議当日、私たちが運営するもの

アクレディテーションと受付

第一印象は入口で決まります。ブランド化された受付カウンター、ターンスタイル式の入場管理、バッジ印刷、スタッフ配置済みのウェルカムライン——Eurasia Blockchain Summitでは、この入場ゲート自体が演出の一部でした。設営から運営まで自社で行います。

技術インフラ

メインステージのLEDウォール、ラインアレイ音響、ショー照明、同時通訳ブース、分科会場のAV機材はすべて自社の制作機材から。基調講演の途中で止まってはならない系統には冗長化を組みます。ハイブリッド開催や配信はデジタル＆ハイブリッドイベントソリューションと連動します。

スピーカー・VIP対応

スピーカーの旅程はドア・トゥ・ドアで管理します。招聘とブリーフィング、フライトとホテルの手配、控室、ステージリハーサル、本番中のキュー出し——閣僚・経営層・代表団向けのプロトコル対応も含みます。

プログラムと進行

並行セッション、ケータリングの時間帯、スポンサーエリア、ネットワーキング休憩を一枚のマスタータイムラインに描き込みます。2日間・複数ホールの会議が、行列も空白の時間もなく流れます。

3つの制作、3つの異なる会議課題

Eurasia Blockchain Summitは、国際的な聴衆を歴史的な産業施設へ招き入れました。ターンスタイルでの入場管理、レッドカーペットの到着動線、何もない空間にゼロから組んだメインステージ。SDN Summitはその逆の演習で、会議センター内のテクノロジー会議——濃密なスポンサーブランディング、エントランス設計、フロア間の導線計画が仕事でした。Ayvalık Business Forumは形式を完全に屋外へ:テント構造のフォーラム村、野外ステージ、芝生のスポンサーパビリオン。3つの会場、3つのロジスティクス課題、制作の方法はひとつです。

イスタンブールの会場と参加者ロジスティクス

会議センター、ホテルのカンファレンスフロア、改装された歴史的建造物で制作しています——Eurasia Blockchain Summitの会場は金角湾岸の修復済み産業施設でした。宿泊のルームブロックはグループホテル手配、空港送迎とシャトル運行はVIPトランスファー＆ロジスティクスが担当。当日の朝に着陸した参加者にも滞りなく機能する会議をつくります。

スケジュールと進め方

国際会議は早いスタートが報われます。12〜18か月前に会場と日程を確定し、次にスポンサーパッケージとスピーカー招聘、最後の6か月を制作デザインに充てます。イスタンブール会議運営ガイドでは18か月の逆算スケジュール、ビザ招聘状の手続き、シーズンカレンダーを公開しています。日程と予算の検討を始めるなら会議の概要をお送りください——会場のショートリストと最初の予算枠でお返しします。