Chez BACKSTAGE Event, nous gérons vos congrès nationaux et internationaux avec une vision stratégique. De la gestion du bureau d'inscription à l'accueil des intervenants, nous traitons chaque détail avec une discipline professionnelle.
Portez vos sommets au niveau supérieur grâce à l'expertise de BACKSTAGE Event.
Nous gérons la gestion des participants, l'accueil et les processus de transport avec une approche technologique.
Nous utilisons les dernières technologies en matière de systèmes audio, d'éclairage, de vidéo et de solutions de traduction simultanée.
Nous coordonnons les processus de voyage, d'hébergement et de préparation de scène pour les intervenants internationaux de A à Z.
Nous planifions et gérons des flux d'événements complexes avec des calculs précis.
BACKSTAGE Event produit des congrès, sommets et conférences nationaux et internationaux à Istanbul — en partenaire de production unique, pas en intermédiaire. Accréditation, scène, son et lumière, interprétation simultanée, accueil des intervenants et logistique des délégués relèvent d'une seule équipe et d'un seul budget. Parmi nos références de production : l'Eurasia Blockchain Summit, le SDN Summit et l'Ayvalık Business Forum, aux côtés de travaux corporate pour Ford, Toyota et İş Bankası.
La première impression se joue à l'entrée : comptoirs d'enregistrement brandés, accès par tourniquets, impression de badges et lignes d'accueil dotées en personnel — construits et opérés par nos soins, comme à l'Eurasia Blockchain Summit, où la porte d'accréditation faisait partie de la production elle-même.
Murs LED de scène principale, son line-array, lumière de show, cabines d'interprétation simultanée et AV des salles de session sortent de notre propre parc technique, avec redondance pour tout ce qui ne peut pas tomber en panne au milieu d'une keynote. Sessions hybrides et streaming passent par nos solutions d'événements digitaux et hybrides.
Le parcours de l'intervenant est géré porte à porte : invitation et briefing, coordination vols-hôtel, green rooms, répétitions et conduite en scène, avec protocole pour ministres, dirigeants et délégations.
Sessions parallèles, fenêtres de restauration, espaces sponsors et pauses networking se dessinent sur une seule timeline maîtresse — un congrès de deux jours et plusieurs salles avance sans files et sans temps mort.
L'Eurasia Blockchain Summit a amené un public international dans un complexe industriel historique : accréditation par tourniquets, axe d'arrivée sur tapis rouge et scène principale construite de zéro dans un espace brut. Le SDN Summit était l'exercice inverse — un congrès technologique dans un centre de congrès, où le travail portait sur un branding sponsors dense, l'architecture d'entrée et la signalétique entre étages. L'Ayvalık Business Forum a déplacé le format entièrement en extérieur : un village de forums en structures tentées, une scène en plein air et des pavillons sponsors sur pelouses. Trois lieux, trois problèmes logistiques, une méthode de production.
Nous produisons dans des centres de congrès, des étages de conférence d'hôtels et des lieux historiques reconvertis — l'Eurasia Blockchain Summit s'est tenu dans un complexe industriel restauré au bord de la Corne d'Or. Les contingents de chambres passent par notre service d'hébergement hôtelier de groupe, les transferts aéroport et navettes par le transfert VIP et la logistique — le congrès fonctionne aussi pour qui a atterri le matin même.
Un congrès international récompense les départs tôt : lieu et dates verrouillés 12 à 18 mois avant, puis packages de sponsoring et invitations d'intervenants, les six derniers mois pour le design de production. Notre guide de l'organisation de congrès à Istanbul publie le compte à rebours complet de 18 mois, la procédure des lettres d'invitation pour visa et le calendrier saisonnier. Prêts à tester dates et budgets ? Envoyez-nous votre brief de congrès — nous répondons avec une shortlist de lieux et un premier cadre budgétaire.
Douze à dix-huit mois constituent la fenêtre confortable : d'abord lieu et dates, puis sponsoring et invitations d'intervenants, les six derniers mois pour le design de production. Une conférence plus petite à salle unique se livre en trois à quatre mois.
Oui. Cabines, récepteurs et routage audio font partie de notre parc technique, et nous contractons des interprètes de conférence par paire de langues. Les congrès multilingues font tourner deux à quatre cabines en salle principale.
Oui. Nous produisons des congrès hybrides avec réalisation multi-caméras, streaming en direct, intervenants à distance sur écran principal et enregistrements livrés après l'événement, via notre équipe digitale.
Oui. Nous négocions des contingents dans plusieurs hôtels proches du lieu, tenons les rooming lists et coordonnons le check-in avec les établissements — les délégués réservent aux tarifs convenus, sans tableurs qui circulent.
Oui. Pour les délégués internationaux, nous montons le circuit des lettres d'invitation avec l'organisation hôte et partageons la procédure pas à pas — elle est aussi détaillée dans notre guide congrès.
Du concept à la réalisation, nous prenons en charge chaque détail de votre événement.
