Le service d'hébergement BACKSTAGE Event offre à vos participants des options hôtelières confortables et adaptées au budget. Grâce à notre vaste réseau hôtelier à Istanbul et dans toute la Turquie, nous proposons les solutions d'hébergement les plus adaptées pour des événements de toute taille.
Des solutions hôtelières confortables et adaptées au budget.
Nous réservons des blocs de chambres à tarifs spéciaux pour les grands groupes de participants et gérons l'ensemble du processus de réservation.
Nous analysons et présentons les options hôtelières les plus adaptées selon la proximité du lieu, le budget et les critères de confort.
Nous gérons de manière fluide les processus d'arrivée et de départ des participants et organisons des services d'accueil spéciaux pour les invités VIP.
Nous créons des forfaits d'hébergement personnalisés comprenant types de chambres, accès spa, options de petit-déjeuner et transport pour les invités.
BACKSTAGE Event gère l'hébergement hôtelier de groupe pour les événements à Istanbul et dans toute la Turquie : contingents négociés en parallèle sur plusieurs hôtels, une grille tarifaire convenue, des rooming lists tenues à jour et un check-in qui fonctionne même quand trois cents invités atterrissent le même après-midi. L'hébergement n'est pas une course annexe de l'événement — il décide de la façon dont chacun de ses matins commence.
Nous partons de la liste d'invités, pas de la brochure de l'hôtel : niveaux de budget, distance au lieu, besoins de petit-déjeuner et de départ tardif. Puis nous négocions les contingents en parallèle dans les maisons adaptées, gardons des options jusqu'à ce que vos chiffres se stabilisent et contractons le mix — cinq étoiles pour les VIP, quatre étoiles solide pour le groupe, si possible dans la même rue. Ensuite nous tenons la rooming list, courons après les changements et coordonnons les arrivées avec les réceptions.
L'hébergement montre sa valeur sur les programmes de plusieurs jours : les délégations de congrès dont le contingent fait partie du calcul de sponsoring, et les listes d'invités de mariage qui volent de trois continents pour un week-end. Dans les deux cas, le contingent se négocie une fois — les invités ne voient jamais la machinerie.
Envoyez le nombre d'invités, les dates et le lieu — un brief court suffit. Nous revenons avec deux ou trois scénarios d'hôtels, ancrés en prix et cartographiés par rapport au lieu, avant que vous ne vous engagiez sur quoi que ce soit.
Pour un congrès, avec le lieu — la capacité hôtelière proche fait partie de la décision de date : les contingents se bloquent aussi tôt que le lieu lui-même, jusqu'à 12–18 mois avant. Pour un mariage, quatre à six mois suffisent en général ; septembre–octobre et mai–juin se tendent plus tôt à Istanbul.
Les deux. Le modèle courant est le paiement individuel au tarif négocié avec un code de réservation ; la facture globale pour l'hôte fonctionne aussi, et les deux se combinent — l'entreprise paie la délégation, les invités règlent leurs extras.
Oui, et il le faut souvent : les VIP en cinq étoiles près du lieu, le groupe dans un bon quatre étoiles à côté. Une grille, une rooming list, un interlocuteur — plusieurs hôtels derrière.
Les contingents se contractent avec des dates de release : les chambres inutiles sont rendues sans frais jusqu'aux échéances convenues. Nous surveillons ces dates et vous prévenons avant chaque point de release — pas après.
Du concept à la réalisation, nous prenons en charge chaque détail de votre événement.
