BACKSTAGE Event olarak, ulusal ve uluslararası kongrelerinizi stratejik bir vizyonla yönetiyoruz. Kayıt masası yönetiminden konuşmacı ağırlamaya kadar her detayı profesyonel bir disiplinle ele alıyoruz.
Zirvelerinizi BACKSTAGE Event uzmanlığıyla bir üst seviyeye taşıyın.
Katılımcı yönetimi, karşılama ve ulaşım süreçlerini teknoloji odaklı yönetiyoruz.
Ses, ışık, görüntü sistemleri ve simültane tercüme çözümlerinde son teknolojiyi kullanıyoruz.
Uluslararası konuşmacıların seyahat, konaklama ve sahne hazırlık süreçlerini A'dan Z'ye koordine ediyoruz.
Karmaşık etkinlik akışlarını milimetrik hesaplamalarla planlıyor ve yönetiyoruz.
BACKSTAGE Event, İstanbul'da ulusal ve uluslararası kongre, zirve ve konferansları aracı olarak değil, tek prodüksiyon ortağı olarak üretir. Akreditasyon, sahne, ses-ışık, simültane çeviri, konuşmacı ağırlama ve delege lojistiği tek ekipte, tek bütçede toplanır. Prodüksiyon referanslarımız arasında Eurasia Blockchain Summit, SDN Summit ve Ayvalık Business Forum; kurumsal tarafta Ford, Toyota ve İş Bankası işleri var.
İlk izlenim kapıda oluşur: markalı kayıt bankoları, turnikeli geçiş kontrolü, yaka kartı basımı ve görevli karşılama hatları — Eurasia Blockchain Summit'te olduğu gibi kurulumundan işletmesine bizde. Orada akreditasyon kapısı prodüksiyonun kendisinin parçasıydı.
Ana sahne LED ekranları, line-array ses, şov ışığı, simültane çeviri kabinleri ve salon AV sistemleri kendi prodüksiyon parkurumuzdan gelir; açılış konuşmasının ortasında durması ihtimali olmayan her şeye yedeklilik planlanır. Hibrit oturumlar ve canlı yayın dijital ve hibrit etkinlik çözümlerimize bağlanır.
Konuşmacı yolculuğu kapıdan kapıya yönetilir: davet ve brief, uçuş-otel koordinasyonu, kulis, sahne provası ve sahne yönlendirmesi; bakan, üst yönetici ve heyetler için protokol yönetimiyle birlikte.
Paralel oturumlar, ikram pencereleri, sponsor alanları ve networking molaları tek ana zaman çizelgesine çizilir — iki günlük, çok salonlu bir kongre kuyruk ve ölü hava olmadan akar. Oturum aralarındaki geçişler salon kapasitelerine göre hesaplanır; ikram noktaları kalabalığın toplandığı yere değil, akışın onu taşıyacağı yere kurulur.
Eurasia Blockchain Summit, uluslararası bir kitleyi tarihi bir endüstriyel komplekse taşıdı: turnikeli akreditasyon, kırmızı halılı varış aksı ve çıplak bir mekânda sıfırdan kurulan ana sahne. SDN Summit tam tersi bir egzersizdi — bir kongre merkezinin içinde teknoloji kongresi; iş, yoğun sponsor markalaması, giriş mimarisi ve katlar arası yönlendirmeydi. Ayvalık Business Forum ise formatı tamamen açık havaya taşıdı: çadır strüktürlerden bir forum köyü, açık hava sahnesi ve çimlerde sponsor pavyonları. Üç mekân, üç lojistik problemi, tek prodüksiyon yöntemi.
Kongre merkezlerinde, otel konferans katlarında ve dönüştürülmüş tarihi mekânlarda üretiyoruz — Eurasia Blockchain Summit, Haliç kıyısında restore edilmiş bir endüstriyel komplekste yapıldı. Delege oda blokajları grup otel konaklama hizmetimizle, havalimanı karşılama ve ring servisler VIP transfer ve lojistikle çözülür; kongre, o sabah uçaktan inen kişi için de sorunsuz işler.
Uluslararası kongre erken başlayanı ödüllendirir: mekân ve tarih 12-18 ay önce kilitlenir, ardından sponsorluk paketleri ve konuşmacı davetleri gelir, son altı ay prodüksiyon tasarımına kalır. Dini bayram haftaları ve büyük fuar çakışmaları tarih seçiminde en sık gözden kaçan iki tuzaktır; ikisini de takvim aşamasında eleriz. İstanbul kongre organizasyonu rehberimiz 18 aylık geri sayımı, vize davet mektubu prosedürünü ve sezon takvimini yayımlıyor. Tarih ve bütçeyi test etmeye hazırsanız kongre brief'inizi bize gönderin — mekân kısa listesi ve ilk bütçe çerçevesiyle dönelim.
Rahat pencere 12-18 aydır: önce mekân ve tarih, sonra sponsorluk ve konuşmacı davetleri; son altı ay prodüksiyon tasarımına kalır. Tek salonlu daha küçük konferanslar 3-4 ayda teslim edilebilir.
Evet. Çeviri kabinleri, alıcılar ve ses yönlendirmesi teknik parkurumuzun parçası; dil çifti başına konferans tercümanlarıyla anlaşırız. Çok dilli kongrelerde ana salonda genellikle 2-4 kabin çalışır.
Evet. Çok kameralı reji, canlı yayın, ana ekranda uzaktan konuşmacılar ve etkinlik sonrası teslim edilen oturum kayıtlarıyla hibrit kongreler üretiyoruz — dijital etkinlik ekibimizle.
Evet. Mekâna yakın birkaç otelde oda blokajını biz pazarlık ederiz, rooming listelerini yönetir, check-in'i otellerle koordine ederiz — delegeler anlaşmalı fiyattan, tablo maili trafiği olmadan rezervasyon yapar.
Evet. Uluslararası delegeler için davet mektubu akışını ev sahibi kurumla birlikte kurar, prosedürü adım adım paylaşırız — uygulama kongre rehberimizde de anlatılıyor.
Fikir aşamasından uygulamaya, etkinliğinizin her detayını ele alıyoruz.
