En BACKSTAGE Event, gestionamos sus congresos nacionales e internacionales con una visión estratégica. Desde la gestión de la mesa de registro hasta el alojamiento de ponentes, manejamos cada detalle con disciplina profesional.
Lleve sus cumbres al siguiente nivel con la experiencia de BACKSTAGE Event.
Gestionamos el manejo de asistentes, la bienvenida y los procesos de transporte con un enfoque impulsado por la tecnología.
Utilizamos la última tecnología en sistemas de audio, iluminación, vídeo y soluciones de traducción simultánea.
Coordinamos los procesos de viaje, alojamiento y preparación de escenarios para ponentes internacionales de la A a la Z.
Planificamos y gestionamos flujos de eventos complejos con cálculos precisos.
BACKSTAGE Event produce congresos, cumbres y conferencias nacionales e internacionales en Estambul — como socio único de producción, no como intermediario. Acreditación, escenario, sonido y luz, interpretación simultánea, atención a ponentes y logística de delegados dependen de un solo equipo y un solo presupuesto. Entre nuestras referencias de producción: el Eurasia Blockchain Summit, el SDN Summit y el Ayvalık Business Forum, junto a trabajos corporativos para Ford, Toyota e İş Bankası.
La primera impresión ocurre en la entrada: mostradores de registro brandeados, acceso con tornos, impresión de credenciales y líneas de bienvenida con personal — construidos y operados por nosotros, como en el Eurasia Blockchain Summit, donde la puerta de acreditación era parte de la propia producción.
Pantallas LED del escenario principal, sonido line-array, luz de espectáculo, cabinas de interpretación simultánea y AV de las salas de sesión salen de nuestro propio parque técnico, con redundancia para todo lo que no puede fallar en mitad de una keynote. Las sesiones híbridas y el streaming conectan con nuestras soluciones de eventos digitales e híbridos.
El recorrido del ponente se gestiona puerta a puerta: invitación y briefing, coordinación de vuelos y hotel, green rooms, ensayos de escenario y conducción en escena, con protocolo para ministros, directivos y delegaciones.
Sesiones paralelas, ventanas de catering, zonas de patrocinadores y pausas de networking se dibujan en una sola línea de tiempo maestra — un congreso de dos días y varias salas avanza sin colas ni minutos muertos.
El Eurasia Blockchain Summit llevó a un público internacional a un complejo industrial histórico: acreditación con tornos, eje de llegada con alfombra roja y un escenario principal construido desde cero en un espacio en bruto. El SDN Summit fue el ejercicio inverso — un congreso tecnológico dentro de un centro de convenciones, donde el trabajo era un branding de patrocinadores denso, la arquitectura de entrada y la señalética entre plantas. El Ayvalık Business Forum trasladó el formato completamente al exterior: una aldea de foros con estructuras de carpa, escenario al aire libre y pabellones de patrocinadores sobre césped. Tres sedes, tres problemas logísticos, un mismo método de producción.
Producimos en centros de congresos, plantas de conferencias de hoteles y espacios históricos reconvertidos — el Eurasia Blockchain Summit se celebró en un complejo industrial restaurado junto al Cuerno de Oro. Los bloqueos de habitaciones se negocian con nuestro servicio de alojamiento hotelero de grupo, y los traslados y lanzaderas con el traslado VIP y la logística — el congreso funciona también para quien aterrizó esa misma mañana.
Un congreso internacional premia empezar pronto: sede y fechas cerradas con 12–18 meses, después paquetes de patrocinio e invitaciones a ponentes, y los últimos seis meses para el diseño de producción. Nuestra guía de organización de congresos en Estambul publica la cuenta atrás completa de 18 meses, el procedimiento de cartas de invitación para visado y el calendario de temporadas. Para probar fechas y presupuestos, envíenos su brief de congreso — respondemos con una shortlist de sedes y un primer marco de presupuesto.
De doce a dieciocho meses es la ventana cómoda: primero sede y fechas, luego patrocinio e invitaciones a ponentes, y los últimos seis meses para el diseño de producción. Una conferencia menor de una sala se entrega en tres o cuatro meses.
Sí. Cabinas, receptores y ruteo de audio forman parte de nuestro parque técnico, y contratamos intérpretes de conferencia por par de idiomas. Los congresos multilingües suelen operar de dos a cuatro cabinas en la sala principal.
Sí. Producimos congresos híbridos con realización multicámara, streaming en vivo, ponentes remotos en pantalla principal y grabaciones entregadas tras el evento, con nuestro equipo digital.
Sí. Negociamos bloqueos en varios hoteles cercanos a la sede, llevamos las rooming lists y coordinamos el check-in con los hoteles — los delegados reservan a tarifas acordadas sin hojas de cálculo circulando.
Sí. Para delegados internacionales montamos el flujo de cartas de invitación con la organización anfitriona y compartimos el procedimiento paso a paso — también está descrito en nuestra guía de congresos.
Del concepto a la ejecución, nos ocupamos de cada detalle de su evento.
