Bei BACKSTAGE Event verwalten wir Ihre nationalen und internationalen Kongresse mit einer strategischen Vision. Vom Registrierungsmanagement bis zur Sprecherbetreuung behandeln wir jedes Detail mit professioneller Disziplin.
Bringen Sie Ihre Gipfel mit der Expertise von BACKSTAGE Event auf die nächste Stufe.
Wir verwalten das Teilnehmermanagement, den Empfang und die Transportprozesse mit einem technologiegesteuerten Ansatz.
Wir setzen modernste Technik bei Audio-, Licht-, Videosystemen und Lösungen für Simultanübersetzung ein.
Wir koordinieren Reise-, Unterkunfts- und Bühnenvorbereitungsprozesse für internationale Sprecher von A bis Z.
Wir planen und verwalten komplexe Veranstaltungsabläufe mit präzisen Berechnungen.
BACKSTAGE Event produziert nationale und internationale Kongresse, Gipfel und Konferenzen in Istanbul — als einziger Produktionspartner, nicht als Vermittler. Akkreditierung, Bühne, Ton und Licht, Simultandolmetschen, Speaker-Betreuung und Teilnehmerlogistik liegen bei einem Team und in einem Budget. Zu unseren Produktionsreferenzen zählen der Eurasia Blockchain Summit, der SDN Summit und das Ayvalık Business Forum, dazu Corporate-Arbeiten für Marken wie Ford, Toyota und İş Bankası.
Der erste Eindruck entsteht am Eingang: gebrandete Registrierungscounter, Drehkreuz-Zugang, Badge-Druck und besetzte Welcome-Lines — von uns gebaut und betrieben, wie beim Eurasia Blockchain Summit, wo das Akkreditierungstor Teil der Produktion selbst war.
LED-Wände der Hauptbühne, Line-Array-Ton, Showlicht, Dolmetscherkabinen und die AV-Technik der Session-Räume kommen aus unserem eigenen Produktionsbestand — mit Redundanz für alles, was mitten in der Keynote nicht ausfallen darf. Hybride Sessions und Livestreams laufen über unsere digitalen und hybriden Event-Lösungen.
Die Speaker-Reise wird Tür zu Tür gemanagt: Einladung und Briefing, Flug- und Hotelkoordination, Green Rooms, Bühnenproben und Cueing — inklusive Protokoll für Minister, Vorstände und Delegationen.
Parallelsessions, Catering-Fenster, Sponsorenflächen und Networking-Pausen stehen auf einer Master-Timeline — so läuft ein zweitägiger Kongress mit mehreren Sälen ohne Schlangen und ohne tote Minuten. Die Wechselzeiten zwischen den Sessions werden nach Saalkapazitäten berechnet, die Cateringpunkte dort platziert, wohin der Fluss die Menge trägt.
Der Eurasia Blockchain Summit brachte ein internationales Publikum in einen historischen Industriekomplex: Drehkreuz-Akkreditierung, eine Ankunftsachse mit rotem Teppich und eine Hauptbühne, die in einem rohen Raum von Grund auf gebaut wurde. Der SDN Summit war die Gegenübung — ein Technologiekongress im Kongresszentrum, wo die Arbeit aus dichtem Sponsorenbranding, Eingangsarchitektur und Wegeführung über Etagen bestand. Das Ayvalık Business Forum verlegte das Format komplett ins Freie: ein Forumsdorf aus Zeltstrukturen, eine Open-Air-Bühne und Sponsorenpavillons auf Rasenflächen. Drei Locations, drei Logistikprobleme, eine Produktionsmethode.
Wir produzieren in Kongresszentren, Hotel-Konferenzetagen und umgebauten historischen Locations — der Eurasia Blockchain Summit fand in einem restaurierten Industriekomplex am Goldenen Horn statt. Zimmerkontingente verhandeln wir über unsere Gruppen-Hotelbuchung, Flughafentransfers und Shuttles über VIP-Transfer und Logistik — der Kongress funktioniert auch für Gäste, die am selben Morgen gelandet sind.
Internationale Kongresse belohnen den frühen Start: Location und Termin 12–18 Monate vorher fixieren, dann Sponsoringpakete und Speaker-Einladungen, die letzten sechs Monate gehören dem Produktionsdesign. Unser Leitfaden zur Kongressorganisation in Istanbul veröffentlicht den kompletten 18-Monats-Countdown, das Visum-Einladungsverfahren und den Saisonkalender. Wenn Sie Termine und Budgets testen wollen, senden Sie uns Ihr Kongress-Briefing — wir antworten mit einer Location-Shortlist und einem ersten Budgetrahmen.
Zwölf bis achtzehn Monate sind das komfortable Fenster: zuerst Location und Termin, dann Sponsoring und Speaker-Einladungen, die letzten sechs Monate gehören dem Produktionsdesign. Kleinere Konferenzen mit einem Saal sind in drei bis vier Monaten machbar.
Ja. Dolmetscherkabinen, Empfänger und Tonrouting gehören zu unserem Technikbestand; Konferenzdolmetscher kontraktieren wir pro Sprachpaar. Mehrsprachige Kongresse fahren im Hauptsaal üblicherweise zwei bis vier Kabinen.
Ja. Wir produzieren hybride Kongresse mit Mehrkamera-Regie, Livestream, Remote-Speakern auf der Hauptleinwand und Session-Aufzeichnungen nach dem Event — über unser Digital-Events-Team.
Ja. Wir verhandeln Zimmerkontingente in mehreren Hotels nahe der Location, führen die Rooming-Listen und koordinieren den Check-in mit den Häusern — Teilnehmer buchen zu vereinbarten Raten, ohne Tabellen herumzumailen.
Ja. Für internationale Teilnehmer setzen wir den Ablauf der Einladungsschreiben gemeinsam mit dem Gastgeber auf und teilen das Verfahren Schritt für Schritt — beschrieben ist die Praxis auch in unserem Kongress-Leitfaden.
Vom Konzept bis zur Umsetzung kümmern wir uns um jedes Detail Ihrer Veranstaltung.
