Der BACKSTAGE Event Unterkunftsservice bietet Ihren Veranstaltungsteilnehmern komfortable und budgetfreundliche Hoteloptionen. Mit unserem breiten Hotelnetzwerk in Istanbul und der gesamten Türkei bieten wir die passendsten Unterkunftslösungen für Veranstaltungen jeder Größe.
Budgetfreundliche, komfortable Hotellösungen.
Wir sichern Zimmerkontingente zu Sonderkonditionen für große Teilnehmergruppen und verwalten den gesamten Reservierungsprozess.
Wir analysieren und präsentieren die geeignetsten Hoteloptionen basierend auf Nähe zum Veranstaltungsort, Budget und Komfortkriterien.
Wir verwalten die Ein-/Auscheckvorgänge der Teilnehmer reibungslos und organisieren spezielle Begrüßungsservices für VIP-Gäste.
Wir erstellen personalisierte Unterkunftspakete mit Zimmertypen, Spa-Zugang, Frühstücksoptionen und Transport für Gäste.
BACKSTAGE Event managt Gruppenunterkünfte für Events in Istanbul und der ganzen Türkei: parallel über mehrere Hotels verhandelte Zimmerkontingente, ein vereinbartes Preisblatt, sauber geführte Rooming-Listen und ein Check-in, der auch dann funktioniert, wenn dreihundert Gäste am selben Nachmittag landen. Unterbringung ist kein Nebenjob eines Events — sie entscheidet, wie jeder seiner Morgen beginnt.
Wir starten bei der Gästeliste, nicht beim Hotelprospekt: Budgetstufen, Distanz zur Location, Frühstücks- und Late-Check-out-Bedarf. Dann verhandeln wir Kontingente parallel in passenden Häusern, halten Optionen, bis Ihre Zahlen stehen, und kontrahieren den Mix — fünf Sterne für VIPs, solide vier Sterne für die breite Gruppe, wenn möglich in derselben Straße. Danach führen wir die Rooming-Liste, jagen die Änderungen und koordinieren die Anreise mit den Rezeptionen.
Unterbringung zeigt ihren Wert bei mehrtägigen Programmen: bei Kongressdelegationen, deren Kontingent Teil der Sponsoring-Rechnung ist, und bei Hochzeitsgästelisten, die für ein Wochenende von drei Kontinenten einfliegen. In beiden Fällen wird das Kontingent einmal verhandelt — die Gäste sehen die Maschinerie nie.
Senden Sie Gästezahl, Termine und Location — ein kurzes Briefing genügt. Wir antworten mit zwei, drei Hotelszenarien, preislich verankert und zur Location kartiert, bevor Sie sich auf irgendetwas festlegen.
Beim Kongress zusammen mit der Location — die Hotelkapazität nahe der Location ist Teil der Terminentscheidung, daher werden Kontingente so früh wie die Location selbst gehalten, bis zu 12–18 Monate vorher. Bei Hochzeiten sind vier bis sechs Monate meist komfortabel; September–Oktober und Mai–Juni werden in Istanbul früher eng.
Beides geht. Das übliche Modell ist Einzelzahlung zum vereinbarten Kontingentpreis mit Buchungscode; eine Sammelrechnung für den Gastgeber funktioniert ebenso, und beides lässt sich mischen — die Firma zahlt die Delegation, Extras zahlen die Gäste selbst.
Ja — und meistens sollte man das: VIPs im Fünf-Sterne-Haus nahe der Location, die breite Gruppe im soliden Vier-Sterne-Haus daneben. Ein Preisblatt, eine Rooming-Liste, ein Ansprechpartner — mehrere Hotels dahinter.
Kontingente werden mit Release-Daten kontrahiert: Nicht benötigte Zimmer gehen bis zu den vereinbarten Stichtagen kostenfrei zurück. Wir überwachen diese Daten und warnen Sie vor jedem Release-Punkt — nicht danach.
Vom Konzept bis zur Umsetzung kümmern wir uns um jedes Detail Ihrer Veranstaltung.
